Nota de encargo inmobiliaria: modelo y cláusulas clave
Qué es la nota de encargo inmobiliaria, qué debe incluir, cómo pactar honorarios y exclusividad y qué revisar antes de firmarla. Modelo editable para agencias.
La nota de encargo inmobiliaria es el documento que fija qué servicio presta una agencia para vender o alquilar un inmueble, durante cuánto tiempo, con qué autorización y por qué honorarios. No basta con titularla «hoja de encargo»: el contrato obliga por lo que pacten las partes y por las consecuencias conformes a la buena fe (arts. 1254, 1255 y 1258 del Código Civil), así que el alcance del encargo debe quedar claro.
Una nota de encargo bien redactada evita dos conflictos habituales: que el propietario no sepa cuándo debe pagar la comisión y que la agencia no pueda demostrar qué actividad estaba autorizada a realizar. También permite distinguir una colaboración sin exclusiva de un encargo exclusivo.
Qué es una nota de encargo inmobiliaria
Es el acuerdo entre el propietario —o la persona autorizada para contratar— y la agencia inmobiliaria. Puede referirse a la venta, al alquiler, a la búsqueda de comprador o inquilino, a la preparación de visitas y a otras actuaciones concretas.
El nombre no decide por sí solo el contenido. Para que el documento sea útil debe identificar a las partes, describir el inmueble, concretar el servicio y fijar las condiciones económicas. Si alguien firma en nombre del propietario, debe constar la autorización o representación correspondiente: el Código Civil no permite contratar en nombre de otra persona sin autorización, salvo ratificación posterior (art. 1259).
Qué debe incluir una nota de encargo
| Bloque | Qué conviene especificar | |---|---| | Partes | Nombre o razón social, NIF, domicilio y quién tiene capacidad para contratar | | Inmueble | Dirección, referencia catastral si se dispone de ella, descripción y cargas conocidas | | Servicio | Venta, alquiler, captación, visitas, publicidad, negociación y límites de la actuación | | Precio o renta objetivo | Importe autorizado para publicar y margen de negociación, si existe | | Duración | Fecha de inicio, vencimiento y forma de prorrogar o terminar el encargo | | Honorarios | Importe o porcentaje, impuestos, quién los paga y cuándo se devengan | | Exclusividad | Si existe, su alcance, duración y qué ocurre si el propietario vende por su cuenta | | Autorizaciones | Publicidad, fotografías, visitas, tratamiento de datos y recepción de ofertas | | Documentación | Qué aporta cada parte y en qué momento | | Firma | Fecha, lugar y firma de todas las personas que quedan obligadas |
No hace falta convertir la nota en un contrato interminable. Sí hace falta evitar expresiones abiertas como «honorarios habituales» o «exclusividad total» sin explicar qué significan en esa operación.
Exclusiva frente a encargo sin exclusiva
La diferencia no es solo comercial: cambia las obligaciones y el riesgo de conflicto.
- Sin exclusiva. El propietario puede trabajar con varias agencias o reservarse la posibilidad de vender o alquilar por su cuenta. La nota debe explicar cuándo cobra la agencia y qué ocurre si varias intervienen en la misma operación.
- Con exclusiva. La agencia recibe un encargo reservado durante un plazo. El documento debe decir si la exclusiva impide también la venta directa del propietario, qué actuaciones debe realizar la agencia y qué consecuencias tiene incumplirla.
- Exclusiva con protección posterior. Algunas notas mantienen el derecho a honorarios durante un periodo posterior si la operación se cierra con un cliente presentado durante el encargo. Esa protección necesita un plazo, una definición de cliente presentado y una forma de acreditar la relación.
Si el propietario actúa como consumidor frente a una empresa, las condiciones no negociadas deben redactarse de forma clara y equilibrada. El texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios considera abusivas, entre otras, las cláusulas que vinculan el contrato a la voluntad del empresario o imponen indemnizaciones desproporcionadas (arts. 82 y 85). Su aplicación concreta depende del contrato y de las circunstancias.
Honorarios: quién paga y cuándo se devengan
La nota debe responder sin ambigüedad a cuatro preguntas:
- ¿Quién es el cliente de la agencia?
- ¿Quién paga los honorarios?
- ¿Se calcula una cantidad fija, un porcentaje o una combinación?
- ¿Cuándo nace el derecho al cobro?
El momento puede vincularse a la firma de arras, al contrato de compraventa o alquiler, a la escritura o a otro hito pactado. No hay que mezclar el precio del inmueble con la comisión de intermediación: son obligaciones distintas y deben aparecer separadas.
También conviene indicar si el importe incluye IVA, qué ocurre si el cliente retira la vivienda, si se cancela la operación o si la agencia solo ha realizado una parte del servicio. Una frase como «se cobrará la comisión correspondiente» deja abierta precisamente la discusión que el documento debía evitar.
Publicidad, visitas y recepción de ofertas
El encargo puede autorizar a la agencia a publicar fotografías, dirección aproximada, características y precio. Debe indicar quién entrega la información y quién responde de que sea correcta.
Si la agencia está autorizada a recibir una señal o una oferta, la nota debe explicar que actúa por cuenta de quién, dónde se custodia la cantidad y en qué condiciones se entrega o devuelve. La recepción de una oferta no equivale por sí sola a que el propietario la haya aceptado: esa aceptación debe poder acreditarse.
Checklist antes de firmar
Antes de cerrar una nota de encargo, comprueba:
- Que el firmante es el propietario o tiene autorización suficiente.
- Que el inmueble y el precio de salida están identificados.
- Que el servicio incluye y excluye actuaciones concretas.
- Que la duración tiene fecha de inicio y fin.
- Que la exclusiva, si existe, define su alcance.
- Que los honorarios indican importe, impuestos, pagador y devengo.
- Que se regulan las visitas, la publicidad y las ofertas.
- Que la terminación y la eventual protección posterior tienen fechas y condiciones.
- Que cada parte conserva una copia firmada.
Modelo de nota de encargo inmobiliaria
Un modelo puede servir como punto de partida, pero no debe rellenarse a ciegas. La operación, la comunidad autónoma, la condición de consumidor y el tipo de servicio pueden cambiar las cláusulas que conviene revisar.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es una nota de encargo inmobiliaria?
Es el documento que recoge el encargo de intermediación entre el propietario o cliente y la agencia: servicio, inmueble, duración, autorizaciones, honorarios y, si procede, exclusiva.
¿Es obligatorio firmar una nota de encargo inmobiliaria?
No existe un modelo estatal único con ese nombre. Aun así, documentar el encargo permite probar qué se contrató y en qué condiciones.
¿Quién paga los honorarios de la inmobiliaria?
La nota debe decir quién contrata y quién paga. También debe indicar la cantidad o fórmula, si incluye impuestos y cuándo se devenga.
¿Qué diferencia hay entre una nota de encargo exclusiva y una sin exclusiva?
La exclusiva reserva el encargo durante el plazo pactado y puede limitar la venta directa o la intervención de otras agencias. Sin exclusiva, el propietario conserva más libertad. El documento debe concretar el alcance.
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Normativa revisada el 27 de octubre de 2026. Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento de un abogado sobre tu caso concreto.
Fuentes oficiales consultadas
- Código Civil, arts. 1254, 1255, 1258, 1259 y 1261 · consultado el 2026-10-27
- Real Decreto Legislativo 1/2007, arts. 82, 83 y 85 · consultado el 2026-10-27
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